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Foire aux questions

Quelles sont les formalités obligatoires avant d'embaucher un salarié ?

Avant toute embauche, vous devez vérifier les pièces d’identité du futur salarié (carte d’identité, carte vitale, diplômes si nécessaires), effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF au plus tard le jour de la prise de poste, inscrire le salarié sur le registre unique du personnel, organiser la visite médicale d’information et de prévention, et l’affilier aux régimes de mutuelle et prévoyance en vigueur dans votre entreprise. Oublier l’une de ces étapes expose l’employeur à des sanctions pouvant aller jusqu’à la qualification de travail dissimulé.

L’écrit est impératif pour les CDD et les contrats à temps partiel. Pour les CDI à temps plein, il n’est pas légalement imposé mais fortement recommandé : il constitue la preuve de ce qui a été convenu entre les parties et permet notamment d’opposer une période d’essai au salarié. Certaines conventions collectives imposent par ailleurs l’écrit pour tout type de contrat. De plus, il permet de prouver que les informations légales qui doivent être communiquées au salarié l’ont bien été.

Vous devez vérifier l’authenticité de son titre de séjour auprès de la préfecture au moins 2 jours avant l’embauche, ou obtenir une autorisation de travail si le salarié n’en est pas détenteur. Attention : les titres de séjour ont des dates d’expiration que l’employeur doit surveiller. Le non-respect de ces obligations est sanctionné de 5 ans d’emprisonnement et 15 000 € d’amende par salarié concerné. En cas de doute, contactez-nous suffisamment en amont.

Le salaire est librement négocié entre employeur et salarié, sous réserve du respect du SMIC et du minimum conventionnel fixé par la convention collective applicable. L’employeur est également tenu au principe « à travail égal, salaire égal » : toute différence de rémunération entre des salariés en situation identique doit être justifiée par des raisons objectives.

Le salaire doit être versé au moins une fois par mois. Si un salarié en fait la demande, l’employeur est tenu de lui verser un acompte correspondant au travail déjà effectué. Un bulletin de paie doit être remis à chaque versement, sous format papier ou électronique (sous réserve du droit d’opposition du salarié). L’employeur doit conserver un double de chaque bulletin pendant au moins 5 ans.

La durée légale est de 35 heures par semaine. Les durées maximales sont de 10 heures par jour, 48 heures sur une semaine isolée et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives. Le repos quotidien est d’au minimum 11 heures consécutives et le repos hebdomadaire d’au moins 35 heures consécutives.

Le salarié doit informer l’employeur dans les 24 heures. L’employeur dispose ensuite de 48 heures pour effectuer la Déclaration d’Accident du Travail (DAT) via Net-entreprise ou le logiciel de paie, et peut formuler des réserves dans les 10 jours suivants. Il remet également une feuille d’accident au salarié et transmet une attestation de salaire à la CPAM via la DSN. Le non-respect de ces obligations expose l’employeur à des sanctions financières.

Les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an (ou 2,08 jours ouvrés, soit 25 jours ouvrés). L’employeur fixe la période et l’ordre des départs, après avis du CSE, et doit en informer les salariés au moins 1 mois à l’avance. Depuis avril 2024, les salariés acquièrent également des congés pendant leurs arrêts maladie.

Aucun formalisme légal n’est imposé, sauf disposition conventionnelle contraire. Cependant, une lettre remise en main propre ou envoyée en recommandé avec accusé de réception est vivement conseillée. Si le salarié démissionne oralement, il est recommandé de confirmer cela par écrit. La démission ouvre droit à un préavis (fixé par la convention collective) mais ne donne lieu à aucune indemnité légale.

À la date de fin de contrat, l’employeur doit obligatoirement remettre : le certificat de travail, l’attestation employeur (France Travail), le solde de tout compte, et, le cas échéant, un état récapitulatif des sommes épargnées dans le cadre des dispositifs d’épargne salariale.

Le code NAF de votre entreprise est le premier indicateur pour identifier la convention collective applicable. Si votre activité entre dans le champ d’une convention collective, elle s’impose à vous de plein droit. Vous avez l’obligation d’en tenir un exemplaire à jour à la disposition de vos salariés et d’en mentionner la référence sur les contrats de travail et bulletins de paie. En cas de doute ou d’évolution de votre activité, consultez-nous.

L’employeur est tenu d’afficher notamment : les horaires collectifs de travail, la période de prise des congés payés, les coordonnées de l’inspection du travail et du service de médecine du travail, les consignes incendie, les textes relatifs au harcèlement moral et sexuel, à l’égalité professionnelle et à la lutte contre les discriminations. Pour les entreprises de 50 salariés et plus, le règlement intérieur doit également être affiché.

Depuis 2020, le règlement intérieur est obligatoire uniquement pour les entreprises d’au moins 50 salariés. Il peut néanmoins être judicieux de l’adopter quelle que soit la taille de l’entreprise. Il porte exclusivement sur les règles d’hygiène et sécurité, de discipline et de prévention du harcèlement. Il doit être soumis au CSE, transmis à l’inspection du travail et au conseil de prud’hommes, et affiché dans l’entreprise.

La PPV est une prime facultative que tout employeur privé peut verser à ses salariés, par décision unilatérale ou accord collectif. Son montant peut être modulé selon la rémunération, l’ancienneté, la classification ou le temps de travail. Elle bénéficie d’exonérations sociales et fiscales dans la limite de 3 000 € par salarié et par an (6 000 € pour les entreprises couvertes par un accord d’intéressement). Il est désormais possible de verser deux PPV par année civile.

L’intéressement est facultatif pour toutes les entreprises. Son montant est lié aux résultats ou performances de l’entreprise selon une formule librement définie. La participation est, quant à elle, obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 salariés et repose sur une formule légale de calcul. Les deux dispositifs bénéficient d’un régime social et fiscal avantageux et peuvent être cumulés.